マイナンバー人事給与アウトソーシングサービス

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マイナンバー制度による影響

2016年1月からマイナンバー制度がスタートします。特に、会社の人事給与業務に大きな影響があります。

マイナンバー制度に伴う業務とリスク

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アウトソーシングという選択肢とメリット

アウトソーシングという選択肢

マイナンバーを扱う業務は、「委託(アウトソーシング)」が認められています。
自社で対応する場合は厳しいルールの遵守が必要ですが、委託(アウトソーシング)をすればその必要はありません。

アウトソーシングのメリット

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アクタスの特長

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アクタスの特長

サービスの特長

サービスの全体像

サービスの詳細

マイナンバー管理

マイナンバーの管理業務を代行します。

  • マイナンバー収集・保管サービス(OMSS+)の利用が前提です。
  • 既存社員の個人番号収集も行います。
業務 内容
個人番号の収集 従業員に対してメールで個人番号の提供を依頼します。
個人番号の確認 従業員から収集した個人番号に間違いがないか確認します。
個人番号の登録 従業員の個人番号をクラウド上のデータベースに登録します。
個人番号の廃棄 年1回、退職者の個人番号を削除し、廃棄証明書を提供します。
個人番号の管理 安全管理措置に基づき個人番号を厳重に管理します。
年1回、個人番号の利用履歴を提供します。

マイナンバー対応 社会保険/労働保険手続き

入社、退職などに伴う社会保険、労働保険の手続業務を代行します。

  • 従業員直接対応は、ワークフローシステム(ManageOZO)の利用が前提です。
業務 内容
入退社に伴う手続き 入社/退職に伴う手続を行います。
 ・被保険者資格取得/喪失届(健康保険、厚生年金保険、雇用保険)
 ・被扶養者異動届/国民年金第3号被保険者関係届(健康保険)
 ・被保険者離職証明書(雇用保険) など
休復職に伴う手続き 休職/復職に伴う手続を行います。
 ・産前産後休業取得者申出書・変更届(健康保険、厚生年金保険)
 ・育児休業等取得者申出書・変更届(健康保険、厚生年金保険)
 ・育児介護休業等給付金支給申請書(雇用保険) など
身上異動に伴う手続き 引越、結婚、出産などの身上異動に伴う手続を行います。
 ・被保険者住所変更届(健康保険、厚生年金保険)
 ・被保険者氏名変更届(健康保険、厚生年金保険、雇用保険)
 ・被扶養者異動届/国民年金第3号被保険者関係届(健康保険) など
保険給付に伴う手続き 病気、ケガ、出産、育児、介護、労災などでの保険給付に伴う手続きを行います。
その他の手続き その他の社会保険/労働保険の手続を行います。
 ・健康保険証/年金手帳の再交付(健康保険、厚生年金保険)
 ・新規適用届(健康保険、厚生年金保険) など

マイナンバー対応 給与計算/年末調整

給与/賞与計算、年末調整の業務を代行します。

  • ワークフローシステム(ManageOZO)の利用は任意です。
業務 内容
給与計算
賞与計算
給与計算/賞与計算を行い、以下のアウトプットを提供します。
 ・振込データ(給与、賞与、住民税)
 ・給与/賞与明細書
月額変更届
算定基礎届
賞与支払届
月額変更処理を行い、以下の手続を行います。
 ・被保険者報酬月額変更届(健康保険、厚生年金保険)
 ・産前産後休業終了時報酬月額変更届(健康保険、厚生年金保険)
 ・被保険者育児休業等終了時報酬月額変更届(健康保険、厚生年金保険)
算定基礎処理を行い、以下の手続を行います。
 ・被保険者報酬月額算定基礎届(健康保険、厚生年金保険)
賞与金額を集計し、以下の手続を行います。
 ・被保険者賞与支払届(健康保険、厚生年金保険)
 ・標準賞与額累計申出書(健康保険)
住民税年度更新 住民税決定通知書に基づき住民税の金額を改定します。
労働保険年度更新 労働保険料の集計を行い、以下の手続を行います。
 ・労働保険年度更新申告書(雇用保険)
年末調整
給与支払報告
年末調整を行い、以下のアウトプットを提供します。
 ・源泉徴収票
年間の給与所得を集計し、以下の手続を行います。
 ・給与支払報告書(所得税、住民税)

サービスで使用するシステム

マイナンバー収集・保管サービス(OMSS+)

オービックビジネスコンサルタント(OBC)社のクラウドサービスです。

  • 従業員がスマートフォンデバイスやPCで個人番号を入力し、通知カードと本人確認書類は画像化してアップロードします。
  • 従業員本人と扶養家族の個人番号を収集できます。
  • 個人番号はセキュアなクラウド上で安全に管理されます。

ワークフローシステム(ManageOZO)

ワークフローシステムManageOZOのクラウドサービスです。

  • 申請承認ワークフローが電子化され、それらの履歴が残ります。
  • 一部のアプリのみの利用も可能です。
  • 会社独自の申請書を追加作成できます。

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人事給与システム(人事給与奉行)

人事奉行、給与奉行のクラウドサービスです。

  • 社員情報がデータベース化され、履歴情報を保持します。
  • 社員情報、給与情報をExcelに一括ダウンロードできます。

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サービス基盤

項目 内容
サービス サービスの提供レベル 24 時間 365 日提供 (※計画停止・メンテナンスは除く)
レベル サービス稼働目標値 99.6%(予定)
運用 サポートセンター 営業時間:月~金曜日 9:30~12:00 、13:00~17:00
(祝日及び弊社指定休業日は除く)
お問い合わせ方法:TEL、FAX、Web
※FAX、Webによるお問い合わせは24時間 365日受付(システムメンテナンス時は除く)
⇒17:00以降のご送信いただいたお問い合わせに関しては、翌営業日で回答
バックアップの方法 日次バックアップ ※バックアップは運用管理上のデータ保全のために取得利用
情報の取り扱い マイナンバーの取扱い事務代行は実施しない
弊社スタッフによるお客様の顧客情報へのアクセスは禁止
データは暗号化を実施
セキュリティ対策 人的安全管理措置 運用メンバーの専任(OBC自社従業員)
運用メンバーに対する定期教育の実施徹底
物理的安全管理措置 オートロックによる入退出管理、監視カメラの実施
運用取扱端末の限定
技術的安全管理措置 ID、パスワードによる認証 + ワンタイムパスワードの利用
SSL暗号化通信、電子証明書の利用
FireWall、WAFによるセキュリティ対策
外部認証 ISO27001の取得 情報セキュリティの国際標準規格である「ISO27001」の認証を取得
JISQ15001:2013の取得(Pマーク) 「個人情報保護マネジメントシステム‐要求事項」(JIS Q 15001)に準拠した個人情報保護マネジメントシステムを策定・運用
データセンター 設置場所 利用環境・バックアップ環境ともに日本国内データセンターで運用
(国内法に準拠)
セキュリティ対策 個人情報管理の国際基準 「ISO/IEC 27018」に準拠
ISO27001準拠、SoC1報告書、SoC2報告書、PCI-DSS取得済み

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アクタスでは、アウトソーシングによる支援だけでなく、
システム化の支援も可能です。

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