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お役立ち情報(人事労務)

マイナンバーを保管、廃棄する際のポイント

2015年7月7日

前回のお役立ち情報では、マイナンバーを利用する際のポイントを確認しました。
今回は、マイナンバーの保管、廃棄のポイントについてお伝えします。

1.個人番号には保管制限がある

(1)個人番号の保管は利用の必要がある場合のみ
個人番号等の特定個人情報は、マイナンバー法で定められた社会保障や税の事務に必要がある場合に限り、保管し続けることができます。社員の退職などにより、個人番号を事務で利用しなくなった際は、その個人番号をできるだけ速やかに廃棄しなければなりません。

扶養控除等申告書のように所管法令で保存期間が定められている書類は、その保存期間まで保管し、保存期間の経過後に廃棄する必要があります。これまでは保存期間まで保管をすれば、期間を超えて保管を継続することは問題ありませんでしたが、今後は個人番号の記載がある書類は期間を超えて保管を継続することはできません。

(2)継続的に保管できる場合
雇用契約が継続している場合、社員から提供を受けた個人番号を給与の源泉徴収事務や社会保険届出事務等のために、翌年以降も継続的に利用する必要が認められるため、特定個人情報の継続的な保管が可能です。休職中の社員や、海外赴任中の社員の場合も、雇用契約は継続しているため特定個人情報を継続的に保管することができます。

また、保存期間が経過した書類を引き続き保管したい場合、個人番号部分を復元できない程度にマスキングしたり、削除をすれば、個人番号以外の情報を継続して保管することは認められています。

2.廃棄時期は各事業者の判断で決める

利用が終わった個人番号はできるだけ速やかに廃棄する必要がありますが、廃棄作業を行うまでの期間については、明確な時期は定められておりません。「毎年度末に行う」等、会社が判断することが認められていますので、廃棄時期については情報管理の安全性や事務の効率性等を勘案して会社ごとで決めることができます。
マイナンバーの保管は将来の廃棄事務を想定し、年次別に管理したり、保管年限を明記するなど、廃棄を前提とした保管体制が必要となります。

次回は、安全管理措置や社員教育についてお伝えいたします。



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